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关于机关事业单位档案数字化建设的几点思考

近年来,随着信息技术的快速发展,陈旧的档案存放管理方式已经不能适应新时代科学高效便捷的办公要求,目前仍存在以下问题:一是纸质人事档案存放占用空间大,且不利于资料的保存、查找和传输;二是管理制度不完善,管理人员素质参差不齐,专业水平较低;三是资金和技术投入不够。因此,档案信息化建设迫在眉睫,结合县区工作实际,提出以下几点思考建议,为加快县区机关事业单位干部人事档案数字化建设提供相关参考。

一是建立人事档案信息数据库,形成档案数字化管理。干部人事档案信息化是未来档案管理发展的必然趋势,有利于提高干部人事档案储存、调取、查阅等工作,机关事业单位要与时俱进,从先进技术上给予支持,实现干部人事档案处理信息化、电子化。逐渐建立形成文本档案和电子档案双数据库,推进纸质档案向数字档案、管档案实体向管档案数据、手工操作向智能操作、分散利用向共建共享方面转变,进一步提高干部人事档案管理的能力和水平,最终实现上级和下级所管干部人事档案的互联互通,上下联通。

二是严格执行干部人事档案工作条例,培养专业管理人才。认真贯彻落实党的十九大精神和新时代党的组织路线,严格执行《干部人事档案工作条例》,在持续推动干部人事档案工作科学化制度化规范化上下功夫,全面提升新时代干部人事档案工作质量和水平。切实加强组织领导,加强调研督促指导,结合实际制定完善档案管理制度规定和细则办法,确保《干部人事档案工作条例》落地见效。不断加强档案管理人员队伍建设,强化教育培养,稳定管理队伍,通过对档案管理人员进行集中授课、顶岗培训、以干代训等多种形式,加强宏观管理和指导,不断提升档案工作队伍的专业思维、专业水准、专业能力。组织要关心关爱和支持干部人事档案工作者,激励和引导他们政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严守纪律,为新时代各项事业发展提供优质高效的档案服务。

三是加大资金和技术投入,加强档案管理的基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。结合实际,着眼未来一段时期干部人事档案管理工作需要,着力加强硬件设施建设,建设智能化档案库房。在设计软件方面,采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全档案管理责任制,电子文件签入、签出制度,安全日志制度,从而保障档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。


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